استفاده از كيبورد بجاي موس : پيشنهاد مي كنيم در دستورات مختلف اكسل بجاي استفاده از موس ، از كليد هاي ميانبر موجود استفاده نماييد اينكار علاوه بر راحتي كار، باعث افزايش سرعت شما در استفاده از كيبورد خواهد شد. 2كار كرده باشيد به بعضي از كليد هاي ميانبر دستورات آشنايي داريد ولي دصورتيكه نياز داشته باشيد 0 0 در صورتيكه قبلاً با اكسل 3 را فشار دهيد كه با فشار CTRL از كليد ميانبري استفاده نماييد و دستور آن را فرموش كرده باشيد كافيست در محيط اكسل كليد دادن اين كليد شكل زير نمايش داده مي شود. كه در اين شكل تمامي منو ها با يك حرف مشخص شده است كه شما تنها با فشار دادن هر كدام از اين كليد هاي نمايش داده شده خواهيد توانست به منوي آن دسترسي پيدا نماييد همچنين با وارد شده به هر منو كليد هاي ميانبر داخل اين منو ها نمايش داده شده است. 2 : EXCEL با ٢٠٠٣ EXCEL تفاوت ٢٠٠٧ موجود مي باشد. HOME 2 جاي منوها عوض شده است و ليكن اغلب كارهايي كه يك كاربر نياز دارد در منوي 0 0 در اكسل 7 همچنين در ورژن جديد اكسل امكانات جديدي اضافه شده كه در متن جزوه به آنها اشاره خواهيم نمود. 1 /3 8 2 تعداد 4 0 0 1 سلول داريم در حاليكه در 7 6 /7 7 6 /7 0 6 يعني 4 5 /5 3 2 ستون و تعداد 4 5 2 تعداد 6 0 0 در 3 6 ستون و تعداد 2 سلول داريم. كه جهت مشاهده آخرين سلول در اين نرم افزار كافيست كليد /4 3 4 / 2 6 9 /1 8 1 يعني 4 /0 4 8 /5 7 6 را به همراه كليد جهت نماي راست و پايين را فشار دهيم. CTRL انتخاب پرينتر : گزينه Start براي ابتداي استفاده از برنامه اكسل ، نياز است ابتدا پرينتر خود را مشخص نماييم براي اين منظور ابتدا از منوي را انتخاب مي كنيم. Printers and faxes پس از انتخاب اين گزينه شكل زير را خواهيد داشت كه در اين شكل انواع پرينتر هاي موجود در سيستم شما نمايش داده مي شود كه مي توانيد پرينتر خود را انتخاب Set as Defauli Printer شما مي توانيد با راست كليلك كردن روي هر پرينتر و انتخاب گزينه نماييد. (شكل زير) 3 پس از انتخاب اين گزينه روي پرينتر انتخاب شده يك تيك مطابق شكل زير خواهيد داشت. انتخاب نوع كاغذ : قبل از انجام هرگونه عمليات در نرم افزار اكسل ، مي بايست انتخاب نوع كاغذ و نحوه قرار گيري آن و همچنين نحوه پرينت گرفتن روي را انتخاب نموده و بسته Page Layout/Size آن از لحاظ مقدار حاشيه هاي موجود در هر طرف مشخص شود براي اين منظور از منوي به نوع كاغذ مورد نظر ، يكي از گزينه هاي پيشنهاد شده را انتخاب مي نماييم.(شكل زير) 4 مشخص نماييم كه اين گزينه در منوي (Landscape) يا افقي (Portrait) حال مي بايست حالت كاغذ خود را از لحاظ عمودي مي باشد (شكل زير) Page Layout/ Orientation انتخاب حاشيه هاي كاغذ : پس از انتخاب كاغذ مورد نظر ، لازم است جهت مقدار حاشيه هاي موجود كاغذ هنگام پرينت گرفتن ، مقادير مورد نظر را انتخاب نماييم. براي اين منظور ابتدا مي بايست در صفحه كار اكسل خود يك متن دلخواه همانند شكل زير تايپ نماييم (علت اين امر بعداً توضيح داده خواهد شد) 5 را انتخاب Print/ Print Prveiew پس ازتايپ متن دلخواه ، از منويي كه در سمت راست و بالاي صفحه كار اكسل وجود دارد گزينه مي نماييم . با انتخاب اين گزينه صفحه اي مطابق شكل زير را مشاهده خواهيم نمود.(لازم بذكر است كه كليد ميانبر اين منو مي باشد) Alt+FWV 6 روي صفحه كيبورد) مي توان حاشيه هاي صفحه كاغذ خود را M و يا فشار دادن كليد ) Show Margine حال با تيك زدن قسمت مشاهده نماييم.(شكل زير) پس از مشاهده حاشيه هاي مي توان با كليك روي هر كدام از آنها (سمت راست و چپ و بالا و پايين) ميزان حاشه هاي موجود را تنظيم نمود.(شكل زير) (حاشيه ها در شكل زير از هر طرف حدود صفر انتخاب شده است) 7 روي صفحه كيبورد از اين قسمت خارج مي شويم. و در اين Esc و يا انتخاب كليد Close Print Preview حال با كليك روي گزينه حالت صفحه ما آماده خواهد بود. كه در اين حالت شما مي توانيد دقيقاً تعداد سلول هايي كه در يك صفحه انتخاب شده را وجود دارد مشاهده نماييد. انتخاب درصد ديد : نمودن ديد راههاي مختلفي وجود دارد. Un Zoom ويا Zoom جهت كه در اين قسمت مي توانيد با انتخاب درصد هاي مختلف ، ديد خود را تنظيم نماييد. View/Zoom الف) اسفاده از منوي ب) استفاده از ابزار موجود در گوشه سمت راست و پايين صفحه كار ، كه مي توان با كشيدن آن به سمت راست ديد خود را بيشتر و بالعكس ديد خود را كمتر نماييم. به همراه كليد وسط موس مي باشد كه با نگه داشتن اين كليد و حركت دادن كليد وسط موس به Ctrl ج) ساده ترين راه اسفاده از كليد سمت جلو ديد خود را افزايش و با حركت دادن كليد وسط موس به سمت عقب ديد خود را كاهش دهيم. معرفي سلولها : هر كدام از سلولهاي موجود در اكسل داراي نام منحصر به فردي مي باشد. هنگاميكه در هر سلولي قرار گيريم مي توان نام آن سلول را همچنين نام هر سلول را هنگاميكه در آن سلول قرار داريم از (A در بالاي صفحه كار و زير منو ها مشاهده نمود (دقيقاً بالاي ستون 8 مي E ستون و سطري كه رنگي شده است قابل شناسايي خواهد. بعنوان مثال نام سلول مشاهده شده در زير 11 باشد. انتخاب صفحه كار : بنابر سليقه مي توان صفحه كار را از سمت راست و يا چپ انتخاب نمود كه تفاوت چنداني ندارد فقط در هنگام فرمول نويسي تفاوت خواهد داشت كه بنا بر نوع جهت صفحه ، فرمول ها هم از سمت راست يا چپ انتخاب خواهد شد (توضيح كامل تفاوت در فرمولها در فصل مربوطه توضيح داده خواهد شد)(در اين جزوه تمامي توضيحات مربوط به شيت از سمت چپ به راست مي باشد) استفاده مي كنيم. با هر بار زدن Page Layout/Sheet Right-to-Left جهت تغيير صفحه كار از راست به چپ و يا بالعكس از منوي اين گزينه صفحه ما از راست به چپ و يا از چپ به راست خواهد شد. تفاوت اين دو صفحه در شكل هاي زير قابل مشاهده مي باشد. 9 نوشتن متن در سلول : براي نوشتن در هر سلول كافيست در آن سلول قرار بگيريم و شروع به نوشتن متن مورد نظر كنيم. البته لازم بذكر است كه اگر متن ما بزرگتر از اندازه سلول مورد نظر باشد ، در ظاهر از سلول انتخاب شده خارج مي شود وليكن اكسل آن را فقط در سلول انتخاب شده مي شناسد(شكل زير) 10 اندازه سلولها : حال نياز است بدانيم چگونه مي توان اندازه سلول ها(ارتفاع و عرض) آنها را تغيير داد. براي اين منظور راههاي مختلفي وجود دارد. الف) مي توان با قرار دادن موس در سمت راست ستوني كه سلول مورد نظر در آن قرار دارد و نگه داشتن كليد سمت چپ موس و كشيدن موس به سمت راست يا چپ اندازه سلول مورد نظر را بزرگ يا كوچك نمود. مي توان يك عدد دلخواه جهت عرض سلول انتخاب نمود.(شكل زير) Home/Format /Coulm Width… ب) با انتخاب گزينه 11 ج) و يا با دوبار كليك كردن در سمت راست ستوني كه سلول مورد نظر در آن قرار دارد اندازه اين ستون (و سلولي كه در اين ستون وجود دارد) را به صورت اتوماتيك مطابق با طول بزرگترين متن موجود در اين ستونها انتخاب نمود. براي تنظيم ارتفاع هر سلول تمامي عمليات مشابه با تنظيم هر سلول كه در بالا ذكر شد را مي توان انجام داد با اين تفاوت كه بجاي استفاده مي شود. Home/Format /Row Height… گزينه انتخاب شده در قسمت ب مطالب ذكر شده بالا از گزينه درج يا حذف رديف و سلول : جهت درج يك ستون در شيت كاري مي بايست روي ستوني كه مي خواهيم سمت راست آن ستون جديد ايجاد شود راست كليك كرده و انتخاب Delete را انتخاب نماييم و جهت حذف ستون مورد نظر همين عمليات انجام مي شود ولي اينبار بايستي گزينه Insert گزينه شود.(شكل زير) 12 جهت درج يا حذف هر رديف عمليات مشابه درج يا حذف ستون انجام مي شود با اين تفاوت كه در هر محلي كه مي خواهيم رديف جديد ايجاد شود مي بايست رديف بعدي را انتخاب نماييم. لازم بذكر است كه انتخاب رديف يا ستون هاي توضيح داده شده در اين قسمت جهت شيت هاي راست به چپ كاملاً برعكس موارد فوق مي باشد. معرفي شيت ها : اكسل به صورت پيش فرض سه شيت كاري را در اختيار كاربر قرار مي دهد ( تغيير پيش فرض فوق بعداً توضيح داده خواهد شد) كه با مي باشد. با راست كليك روي هر شيت مي توان تغييرات لازم هر شيت را اعمال نمود بعنوان Sheet و 1 Sheet و 1 Sheet نامهاي 1 مي توان شيت Delete مي توان يك شيت جديد قبل از شيت انتخاب شده ايجا د نمود با انتخاب گزينه Insert مثال با انتخاب گزينه مي توان رنگ شيت Tab Color مي توان نام شيت را تغير داد و با انتخاب گزينه Rename مورد نظر را حذف نمود با انتخاب گزينه مورد نظر را به رنگ دلخواه تغيير داد.(شكل زير) 13 : Cut و Paste و Copy دستور به شرح ذيل Copy در صورتيكه بخواهيم دقيقاً مشابه با سلولي در شيت كاري يك يا چند سلول مشابه نيز داشته باشيم از دستور (Ctrl+C) را انتخاب مي نماييم Copy استفاده مي نماييم. به اين ترتيب كه پس از انتخاب سلول مورد نظر راست كليك كرده و دستور .(Ctrl+V) را انتخاب مي كنيم Paste و در سلول ديگري كه مي خواهيم اين سلول كپي شود قرار گرفته و راست كليك كرده و دستور در صورتيكه بخواهيم سلولي كه انتخاب شده حذف گردد و جايي ديگر كپي شود مي بايست همانند روش بالا عمل نمود با اين تفاوت كه استفاده مي كنيم. Cut در مرحله اول پس از راست كليك كردن از دستور در مرحله اول در صورتيكه در مرحله بعدي هر تعداد سلولي را كه انتخاب (Ctrl+C) ذكر اين نكته لازم است كه با پس از انتخاب دستور نماييم به همان تعداد سلول اولي كپي خواهد شد(شكل هاي زير) 14 15 انتخاب نوع متن و اندازه آن : جهت تغيير حالت نوشتاري يك مطلب در يك سلول مي بايست از دستورات مشخص شده در بالاي صفحه سمت راست همانند شكل زير جهت كشيد خط زير متن نوشته شده U جهت كج نوشتن حروف و كليد I جهت ضخيم نمودن نوشتار ، كليد B استفاده نمود كه كليد مي باشد.(شكل زير) جهت تغيير محل قرار گيري نوشتاري در هر سلول از كليد هاي نمايش داده شده در شكل زير استفاده مي شود. 16 جهت تغيير فونت متن نوشته شده از كليد نشان داده شده درشكل زير استفاده مي شود. 2 داراي اين 0 0 2 مي توان با قرار گرفتن روي هر فونت تغيير ات انجام شده روي هر متن را مشاهده نمود كه اكسل 3 0 0 در اكسل 7 قابليت نمي باشد و تغييرات انجام شده روي هر فونت با تاييد فونت مورد نظر قابل مشاهده خواهد بود. جهت تغيير اندازه فونت مورد نظر از كليد نمايش داده شده در شكل زير استفاده مي شود. 17 همچنين جهت تغيير رنگ سلول و تغيير رنگ فونت نوشتاري در سلول از دستورات نمايش داده شده در شكل هاي زير استفاده مي شود: ايجاد يك عكس دلخواه در شيت : استفاده مي شود كه در اين حالت با انتخاب مسيري كه عكس مورد نظر InsertPicture جهت ايجاد يك عكس در صفحه كار از دستور در آن قرار دارد مي توان عكس دلخواه را در شيت خود ايجاد نماييم ( شكل زير) 18 حال با انتخاب تصوير ايجاد شده مي توان اندازه و محل قرار گيري آن را در شيت خود تغيير دهيم(شكل زير) روي صفحه كيبورد عكس فوق را پاك نماييم . همچنين مي توان با Delete همچنين مي توان با كليك روي عكس و فشردن دكمه استفاده از دستور كپي از عكس فوق كپي برداري نمود. : Sort دستور با استفاده از اين دستور مي توان يك يا چند ستون از يك جدول را به ترتيب صعودي يا نزولي مرتب نمود. 19 براي نشان دادن كاربرد اين دستور يك جدول فرضي با اطلاعات مشخص شده ايجاد مي شود. حال فرض بر اين است كه ما مي خواهيم نماييم. براي اين منظور ابتدا روي يكي از سلولهايي كه مي خواهيم آن ستون Sort اين جدول را بر اساس كد پرسنلي و بر اساس صعودي استفاده مي نماييم. Sort & Filter شود قرار مي گيرم و سپس از گزينه Sort و يا بر اساس نزولي (Sort A to Z) را بر اساس صعودي Sort پس از انتخاب اين گزينه مي توان بنا بر حالت مورد نياز عمليات انتخاب نمود(شكل زير) (Sort Z to A) بر روي ستون كد پرسنلي و با حالت صعودي انجام گرفته است. Sort در شكل زير عمليات 20 اين عمليات ، كليه موارد رديف ها نيز در محل هاي خود قرار خواهند گرفت. Sort مشاهده مي شود كه با انجام جهت درج رديف در اين جدول همانند شكل بالا مي بايست رديف 1 و 2 نوشته شود سپس بعد از انتخاب اين دو سلول در منتها اليه سمت راست و پايين آنها كليك كرده و همانطور كه كليد سمت چپ موس را نگه داشتيم تا آن سلولي كه مي خواهيم رديف ادامه داشته باشد موس را حركت مي دهيم و يا در سمت راست و پايين اين دو سلول انتخاب شده دوبار كليك مي كنيم.(شكل زير) و سپس انتخاب گزينه Sort & Filter را مي توان به صورت پيشرفته تري نيز انجام داد . اين عمليات با انتخاب گزينه Sort عمليات به شرح ذيل انجام مي گيرد. پس از انتخاب دستور فوق شكل زير را خواهيم داشت: Custom Sort… 21 Order روي آن انجام شود را انتخاب نموده و سپس در قسمت Sort ستوني را كه مي خواهيم عمليات Column در ابتدا در قسمت برحسب مورد نياز صعودي و نزولي يك حالت را انتخاب مي نماييم. (شكل زير) نيز Sort در سمت راست و بالاي اين جدول مي توان روي ستون هاي ديگر اين جدول نيز عمليات Add Level حال با انتخاب گزينه نمودن در مرحله اول انتخاب نموده ايم عدد يا متن يكساني پيدا شد Sort انجام دهيم به اين معنا كه در صورتيكه در ستوني كه براي را روی ستوني كه در مرحله دوم انتخاب نموده ايم انجام خواهد گرفت.(شكل زير) Sort عمليات 22 را از انتخاب خارج نمود. Sort هر يك از مراحل Delete Level همچنين مي توان با انتخاب گزينه : Sum استفاده از فرمول از اين فرمول براي جمع رديف يا ستونهاي مورد نظر به روش زير استفاده مي نماييم : فرض كنيد جدول زير را داريم و مي خواهيم جمع ساعت اضافه كاري پرسنل در پايين جدول ثبت گردد. براي اينكار كافيست در سلولي كه مي خواهيم جمع فوق انجام گيرد قرار گرفته و از دستور زيگما موجود در سمت راست و بالاي صفحه كار همانند شكل زير استفاده نماييم. 23 حال در سلول مورد نظر جمع اعداد فوق محاسبه خواهد شد. استفاده از فيلتر ها : فيلتر به ما امكان گزارش گيري از يك جدول به صورت كامل مي دهد كه در زير به شرح كامل آن خواهيم پرداخت : ابتدا جهت مشخص شدن فيلتر در جدول مي بايست سطري را كه مي بايست روي آن فيلتر انجام گيرد همانند شكل زير انتخاب نمايش داده شده در شكل زير را انتخاب مي كنيم : DataFilter كرده و منوي با انتخاب اين گزينه در سمت راست سلولهاي موجود در رديف انتخاب شده يك كليد آبشاري ظاهر خواهد شد . كه با فشار دادن اين كليد مي توان تمام مواردي كه در اين ستون نوشته شده است را مشاهده نمود و با انتخاب يا عدم انتخاب هر يك از موارد فوق قادر خواهيد بود بر روي اين ستون عمليات فيلتر را انجام داده و به اطلاعات دلخواه خود دسترسي پيدا كنيد.(شكل زير) 24 شما در عمليات فيلتر ، مي توانيد از رنگ سلول ها نيز براي فيلتر نمودن استفاده نماييد. فرض نماييد در بعضي از سلولهاي جدول زير رنگ قرمزرا مطابق با شكل زير انتخاب نموده ايم : 25 در اين شكل بعضي از سلولهاي مجود در ستون نام و نام خانوادگي به رنگ مشخص شده در آمده اند. حال شما با انتخاب كليد آبشاري قادر خواهيد بود اين ستون را بر حسب سلولهاي رنگي فيلتر Filter by color موجود بر روي نام و نام خانوادگي و انتخاب گزينه نماييد.(شكل زير) لازم بذكر است كه در صورتيكه در اين ستون سلولهاي رنگي ديگري نيز وجود داشته باشند ، مي توان عمليات فيلتر را بر روي رنگهاي فوق نيز انجام پذيرد. ستون مورد نظر Clear Filter From همچنين مي توان پس از فيلتر شدن يك ستون با انتخاب مجدد كليدئ آبشاري و انتخاب دستور را از حالت فيلتر شدن خارج نماييم. ذكر اين نكته ضروري است كه شما مي توانيد هر بار با انتخاب ستون هاي مختلف در يك جدول ، بر ريو هريك از ستونهاي فوق فيلتر جداگانه اي انجام داده تا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسي پيدا نماييد . Number Filters جهت ستوني كه در آن از اعداد استفاده شده ، مي توان پس از انتخاب كليد آبشاري فيلتر در آن سلول ، از گزينه استفاده نمود كه با انتخاب اين گزينه منويي با اطلاعات ديگري باز خواهد شد كه در آن مي توان اعداد بزرگتر ، كوچتر ، مساوي و . . . را دراين سلول انتخاب و ستون مورد نظر را بر حسب هر يك از آنها فيلتر نمود. : Find - Replace استفاده از دستورات استفاده مي كنيم براي اين منظور Find بعضي مواقي نياز است در يك فايل به دنبال يك كلمه خاص بگرديم براي اين منظور از دستور (Ctrl+F و يا از كليد ماينبر )HomeFind & ReplaceFind گزينه زير را انتخاب مي نماييم پس از انتخاب دستور فوق شكل زير را خواهيم داشت: 26 كلمه Fine what حال فرض بر اين است كه ما مي خواهيم كلمات سعيد را پيدا نماييم براي اين كار همانند شكل بالا كافيست در قسمت يكي يكي Find Next تمام سلولهايي كه اين كلمه را دارند و با انتخاب گزينه Find All مورد نظر را تايپ نماييم. حال با انتخاب گزينه سلولهايي كه اين كلمه را دارند براي ما مشخص مي كند.(شكل زير) را انتخاب نماييم مي توانيم بجاي كلمه اي را كه در قسمت Replace تب دوم يعني Find and Replace اگر در همين منوي تايپ مي كنيم را جايگزين نماييم. Replace With تايپ مي كنيم كلمه اي كه در قسمت Fine what 27 كلمه مورد نظر جهت Replace تمامي كلمات فوق جايگزين مي شوند و با انتخاب گزينه Replace All در اين قسمت با انتخاب گزينه Replace جايگزيني به صورت تك تك براي شما مشخص مي شود در اين حالت در صورتيكه بخواهيم اين كلمه را جايگزين كنيد گزينه را انتخاب مي نماييد و اكسل براي شما كلمه بعدي را جستجو مي نمايد و در صورتيكه اين كلمه را نخواهيد جايگزين نماييد گزينه را انتخاب مي نماييد كه در اين حالت كلمه بعدي براي شما جستجو خواهد شد. Find Next :( Excel Options ) تنظيمات اكسل بعضي مواقي نياز است در اكسل تنظيمات سفارشي داشته باشيم بعنوان مثال انتخاب زماني را كه اكسل به صورت خودكار فايل را ذخيره نمايد و يا تعداد پيش فرض تعداد شيت مورد نياز هنگام باز كردن اكسل و يا در دسترس بودن منوهايي كه با آنها زياد سر و كار داريم و ... از منوي نمايش داده شده در شكل زير وجود دارد Excel Options كه تنظيمات تمامي اين موارد را مي توان در گزينه پس از انتخاب اين گزينه منوهاي مختلفي در اختيار ما قرار خواهد گرفت كه به شرح بعضي از آنها كه بيشترين كاربرد را دارند خواهيم پرداخت 28 وجود دارد كه مي توان از اين قسمت موارد زير را تنظيم نمود: (شكل زير) Popular در اولين قسمت منوي مي توانيد رنگ پس زمينه اكسل را به رنگ هاي آبي ، نقره اي و يا مشكي تغيير دهيد. Color scheme در قسمت مي توانيد پيش فرض فونت انتخاب شده اكسل را تغيير دهيد. Use this font در قسمت 29 مي توانيد پيش فرض سايز فونت انتخاب شده اكسل را تغيير دهيد. Font size در قسمت مي توانيد تعداد شيتي را كه اكسل به صورت پيش فرض بعد از باز شدن اكسل در اختيار ما Include this many sheets در قسمت قرار مي دهد تغيير دهيد (در اغلب موارد اين مقدار عدد 3 مي باشد) وجود دارد كه مي توان از اين قسمت موارد زير را تنظيم نمود: (شكل زير) Save در دومين قسمت منوي مي توانيد فرمت فايل خود را جهت ذخيره سازي انتخاب نماييد Save files in this format در قسمت وجود دارد كه مي توان از اين قسمت موارد زير را تنظيم نمود: (شكل زير) Advanced در سومين قسمت منوي 30 مي توانيد جهت تغيير انتخاب سلول را پس از زدن كليد اينتر انتخاب نمود. توضيح اينكه انتخاب پيش فرض Direction در قسمت حركت پس از زدن كليد اينتر از سلول بالايي به سمت سلول پاييني مي باشد. لازم بذكر است كه با حذف تيك بالاي اين گزينه ، پس از زدن كليد اينتر در صفحه كار اكسل ، هيچگونه حركتي انجام نخواهد شد. قرار دارد (شكل زير) كه شما مي توانيد منوهاي خود را سفارشي نماييد Customize در چهارمين قسمت منوي به اين صورت كه دستوراتي را كه بيشترين استفاده داريد را در منوي بالا قرار دهيد مي بايست گروهي را كه دستور مورد نظر شما براي سفارشي كردن منو در آن قرار دارد مشخص Choose Commands در قسمت را انتخاب نماييد. All Commands نماييد. درصورتيكه نميدانستيد دستور مورد نظرتان در چه گروهي قرار دارد گزينه با انتخاب اين گزينه تمامي دستورات موجود در اكسل نمايش داده خواهد شد كه شما مي توانيد با كليك روي دستور مورد نظرتان و آيكن دستور فوق در بالاترين قسمت OK آن دستور را در سمت راست جدول قرار دهيد سپس با انتخاب گزينه Add انتخاب گزينه صفحه اكسل نمايش داده خواهد شد. آيكني را از حالت سفارشي اكسل خود Reset همچنين شما مي توانيد با انتخاب منويي در سمت راست همين قسمت و انتخاب گزينه حذف نماييد. استفاده از فرمول جمع ساده و كاربرد $ در فرمول نويسي : فرض كنيد جدول زير جمع ساعت اضافه كاري پرسنل در سه ماهه اول سال مي باشد و ما مي خواهيم جمع سه ماهه هر پرسنل را داشته باشيم: 31 را نوشته و كليد B۵+C۵+D علامت مساوي را تايپ كرده و فرمول جمع يعني ۵ A براي اين منظور كافيست در اولين ستون يعني ۵ اينتر را فشار دهيم شكل زير ( در قسمت هاي بعدي استفاده از تابع جمع در فرمول نويسي توضيح داده خواهد شد) در اين حالت در اين سلول جمع سه ماه فروردين ، ارديبهشت و خرداد را خواهيم داشت. 1 جدول ما ادامه پيدا كند . براي اين منظور مي بايست يا سلول فوق ر ا حال مي خواهيم اين فرمول در سلولهاي مشابه زيرين تا رديف 0 نمود و يا به روش زير عمل نمود: Past نمود و در سلولهاي ديگر Copy 32 روي همين سلولي كه در آن فرمول نوشته شده است قرار گرفته و با گرفتن كليد سمت چپ موس در گوشه سمت راست و پايين اين 1 مي توان مقدار فرمول اين سلول را به سلولهاي بعدي انتقال داد. سلول و كشيدن آن تا انتهاي رديف 0 باشد براي ان منظور تمامي G در شكل مي خواهيم در ستون جمع كل ، حاصل جمع ستونهاي فروردين ، ارديبهشت و خرداد با سلول 2 مراحل قبل را انجام مي دهيم. ملاحظه مي شود كه اين فرمول فقط در سلول اولي صحيح است و در بقيه سلولها اشتباه خواهد بود. علت اين است كه اكسل براي فرمول هاي كه به سلولهاي بعدي انتقال مي دهد به صورت هوشمند به تمامي اعداد يكي اضافه مي كند مثلاً مي باشد و با انتقال اين فرمول به سلول B۵+C۵+D۵ +G در اولين سلول از ستون جمع كل كه ما در آن فرمول نوشته ايم به صورت ٢ را خواهيم داشت. B٧+C٧+D٧ +G و در سلول بعدي فرمول ۴ B۶+C۶+D۶ +G بعدي فرمول ٣ را مي خواهيم يكي B،C،D همانطور كه ملاحظه مي شود در تمامي سلولها اعداد يكي يكي اضافه مي شود و اين در حالي است كه ما ثابت داشته باشيم. G يكي اضافه شود درصورتيكه مي خواهيم ۴ براي اين منظور كافيست جلوي هر سلولي كه مي خواهيم در فرمولهاي بعدي ثابت بماند در فرمول اصلي يك علامت$ ثايپ نماييم و اين كار را با محل مورد نظر در فرمول اصلي و زدن كليد 4 بهمراه شيفت انجام مي دهيم.(شكل زير) 33 با انجام مراحل فوق و انتقال فرمول اصلي به بقيه سلولها ، محاسبات ما به شكل زير در خواهد آمد 34 ترسيم جدول : در صفحه كاري اكسل ظاهراً جدولي ديده مي شود ولي اين جداول فرضي بوده و جهت كمك به كاربر مي باشد كه در پرينت نيز نخواهد آمد. براي ترسيم يك جدول از دو راه استفاده مي شود: راه اول : در اين راه سلولهايي را كه مي خواهيم به صورت جدول ترسيم شود( با كليك روي يكي از آنها و كشيدن موس و انتقال آن روي آخرين سلول مورد نظر) انتخاب مي نماييم. سپس از منوي نشان داده شده در شكل زير مي توان حالت هاي مختلف جدول را انتخاب و مطابق با سليقه خود جدول را ترسيم نمود. در اين نوع ترسيم جدول اگر بخواهيم در آخرين رديف ، يك رديف جديد اضافه كنيم مي بايست مجدداً رديف فوق را انتخاب نموده و خطوط جدول را در آن ناحيه انتخاب نماييم . همچنين در صورتيكه دستورات و فرمول هاي خاصي به اين جدول لينك شده باشد با اضافه شدن سطر جديد ، فرمولها به آن سطر جديد لينك نخواهد شد كه اين امر باعث بوجود آمدن اشكالاتي در محاسبات ما خواهد شد. 2 پيش فرضي هايي براي ترسيم جدول ارائه داده است كه مي توان با انتخاب هر يك از آنها ، علاوه بر داشتن يك 0 0 راه دوم : اكسل 7 جدول زيبا ، دو مشكل بوجود آمده در راه اول را از بين برد. براي انتخاب اين نوع جداول پيش فرض مي بايست پس از انتخاب محدوه جدول مورد نياز مطابق با راه اول ، از گزينه مطابق شكل زير استفاده نمود. Home/Format as table 35 با استفاده از اين منو پيش فرض هاي جداول مختلف جهت استفاده مشخص خواهد شدكه پس از انتخاب هر يك از آنها و انتخاب گزينه جدول انتخابي در محدوده انتخاب شده ترسيم خواهد شد (شكل زير) OK حال با داشتن اين جدول در صورتيكه يك سطر جديدي اضافه شود ، تمامي خصوصيات سطر هاي بالاي جدول ، به سطر هاي جديد اضافه مي شود كه علامت نشان داده شده در شكل زير گوياي اين امر است. 36 لازم بذكر است كه شما پس از انتخاب اين جدول مي توانيد از همان گزينه هاي ترسيم جدول كه در روش اول استفاده مي كرديد و يا از گزينه هاي انتخاب رنگ و فونت و سايز هر سلول براي زيبا سازي جدول خود نيز استفاده نماييد. حال مي خواهيم در بالاي جدول خود يك متن بنويسيم و مي خواهيم اين متن دقيقاً وسط اين جدول قرار گرفته باشد براي اينكار مطابق شكل زير از منوي نمايش داده شده استفاده مي كنيم 37 اين منو گزينه هاي مختلفي دارد كه در زير به شرح هريك از آنها مي پردازيم : تمامي رديف و ستون سلولهاي انتخاب شده را به يك سلول تبديل مي كند. Merge & Center گزينه تمامي رديف هاي سلولهاي انتخاب شده را به يك سلول تبديل مي كند. Merge & Aaross گزينه مي باشد. Marge & Center مشابه گزينه Merge & Cells گزينه تمامي سلولهاي انتخاب شده كه قبلاً يكي شده اند را به تعداد قبلي بر مي گرداند. Unmerge Cells گزينه حال مي توانيم در اين سلولهاي كه يكي شده است يك سطر تيتر مانند شكل زير تايپ نماييم :Home/Conditional Formatting استفاده از دستورات دستورات اين منو به ما اين امكانات را مي دهد كه بتوانيم در سلول هايي از اكسل در صورتيكه شرطي برقرار شد(چه از نظر متني چه از نظر عددي) حالت و شكل آن سلول كه آن شرط برقرار شده است بنابر نظر ما تغيير پيدا نمايد. اين موارد را با ذكر يك مثال توضيح مي دهيم. فرض كنيم در مثال قبلي مي خواهيم تمامي پرسنلي كه در حال كار و يا ترك كار هستند هر كدام با يك رنگ خاص نمايش داده شوند براي اينكار مي بايست كليه ستون هايي كه مي خواهيم با ايجاد يك شرط تغيير حالت پيدا نمايند انتخاب كرده و مانند شكل زير منوي را انتخاب مي كنيم Home/Conditional Formatting/Highlight Cells Rules دراين منو با گزينه ها ي مختلفي مواجه مي شويم كه در زير به توضيح آنها خواهيم پرداخت. 38 پس از انتخاب اين گزينه چون در مثال بالا مي خواهيم فرمت سلول هايي را تغيير دهيم كه در آنها متني نوشه شده بايستي گزينه را انتخاب نماييم كه پس از انتخاب اين گزينه شكل زير را خواهيم داشت : Text That Contains… در اين حالت مي بايست در باكس سمت چپ متني را بنويسيم كه مي خواهيم سلولهاي انتخاب شده وقتي داراي اين متن باشند تغيير حالت پيدا كنند در مثال فوق در اين باكس "در حال كار" را تايپ مي كنيم در باكس سمت چپ مي بايست حالت سلول را انتخاب نمود استفاده نمو د و بنا به Custom Format… كه حالت هاي پيش فرضي مشخص شده ولي براي يك حالت خاص مي توان از گزينه سليقه شكل و حالت سلول را وقتي متن انتخاب شده در آن بود تغيير داد. همين عمليات را مي توان براي متن "ترك كار" تكرار در همين سلول ها تكرار نمود . لازم بذكر است كه حالته هاي بيشماري را مي توان براي سلولهاي انتخاب شده استفاده نمود و محدوديتي نداريم. بعنوان مثال ما براي جدول خود براي متن "ترك كار" سلولهاي قرمز و براي متن "در حال كار" سلولهاي سبز را انتخاب نموده ايم كه پس از اين مرحله شكل زير را خواهيم داشت : 39 گزينه هاي ديگري نيز در دسترس بوده كه Home/Conditional Formatting/Highlight Cells Rules پس از انتخاب گزينه براي اعداد استفاده مي شود: هنگامي استفاده مي شود كه بخواهيم حالت سلولهاي انتخاب شده هنگاميكه از يك عدد خاص بزرگتر باشد Greater Than… گزينه تغيير پيدا كند كه اين عدد خاص پس از انتخاب اين گزينه در باكس سمت چپ مي نويسيم. هنگامي استفاده مي شود كه بخواهيم حالت سلولهاي انتخاب شده هنگاميكه از يك عدد خاص كوچكتر باشد Less Than… گزينه تغيير پيدا كند كه اين عدد خاص پس از انتخاب اين گزينه در باكس سمت چپ مي نويسيم. هنگامي استفاده مي شود كه بخواهيم حالت سلولهاي انتخاب شده هنگاميكه بين دو عدد باشد تغيير پيدا كند كه Between… گزينه اين اعداد را در دو باكس سمت چپ و وسط مي نويسيم. هنگامي استفاده مي شود كه بخواهيم حالت سلولهاي انتخاب شده هنگاميكه مساوي يك عدد خاص باشد تغيير Equal To… گزينه پيدا كند كه اين عدد خاص پس از انتخاب اين گزينه در باكس سمت چپ مي نويسيم. براي موارد زير استفاده نمود : TopBottom Ruler مي توان از گزينه Home/Conditional Formatting پس از انتخاب منوي تعداد از سلولهايي كه اعداد در آن بزرگترين هستند استفاده مي شود كه پس از انتخاب اين n براي تغيير حالت Top ١٠ Items منوي تعداد را د ر باكس مشخص شده انتخاب نمود. n گزينه مي توان اين 40 تعداد از سلولهايي كه اعداد در آن كوچكترين هستند استفاده مي شود كه پس از انتخاب n براي تغيير حالت Bottom ١٠ Items منوي تعداد را د ر باكس مشخص شده انتخاب نمود. n اين گزينه مي توان اين براي تغيير حالت سلولهايي كه اعداد در آن بزرگتر از متوسط سلولهاي انتخاب شده مي باشد استفاده مي شود. Above Average منوي براي تغييرحالت سلولهايي كه اعداد در آن كوچكتر از متوسط سلولهاي انتخاب شده مي باشد استفاده مي شود. Below Average منوي :View/Freeze panesFreeze panes استفاده از دستور هنگاميكه تعداد سطر هاي جدول ما زياد است وقتي ما مي خواهيم سطرهاي پاييني جدول را مشاهده نماييم سربرگ ستونها ( در مثال فوق شامل :رديف ، نام ، نام خانوادگي ، نام پدر ، كد پرسنلي ، ملاحظات ) ديگر قابل مشاهده نيستند و براتي اينكه در هررديفي از جدول كه قرار داريم بتوانيم سريرگ ستونها را مشاهده كنيم مي بايست سطري را كه در آن سربرگ ها نوشته شده ثابت نگه داريم براي اين منظور از دستور فوق به شرح ذيل استفاده مي كنيم: ابتدا رديف بعدي از آن رديفي كه مي خواهيم ثابت بماند (فريز شود) را انتخاب نموده و دستور فوق را انتخاب مي كنيم با انجام اين عمل كليه رديف هاي بالاي اين رديف انتخاب شده ثابت مي ماند (فقط براي نمايش نه براي پرينت)(شكل زير) براي خارج شدن از اين حالت مي بايد مراحل فوق را تكرار كنيم با اين تفاوت كه در اين حالت بجاي گزينه قابل اجرا مي باشد. View/Freeze panesUn Freeze گزينه View/Freeze panesFreeze panes 41 :Rows to repeat at top استفاده از دستور اگر بخواهيم همين عمل فريز شدن در چاپ نيز اعمال شود يعني اينكه بخواهيم براي جدول ما كه چندين صفحه است يك يا چند سطر در تمامي صفحات و بالاي هر صفحه چاپ شود دستور كمكي خوبي براي ما خواهد بود. را انتخاب نماييد پس از انتخاب اين Page Setup فلش كنار منوي Page Leyout براي اين منظور مي بايست پس از انتخاب منوي گزينه شكل زير نمايان مي شود. را مشاهده نمورد كه پس از انتخاب اين گزينه مي بايد Rows to repeat at top مي توان گزينه Sheet در اين شكل پس از انتخاب تب در باكس روبري اين گزينه رديف يا رديف هايي را كه مي خواهيم در هر صفحه و در پرينت به صورت تكرار چاپ شود را انتخاب نماييم و دستور ما كامل خواهد شد. OK پس از كليلك روي گزينه :DataData valid ation استفاده از دستور 1 را فرض كنيد جدول زير را داريم و مي خواهيم كاربري كه با اين جدول كار مي كند نتواند در قسمت معدل نتواند معدلي كمتر از 5 1 را وارد نمود با پيغام خاصي مواجه شود. درج نمايد و در صورتيكه كاربر معدل كمتر از 5 به شرح ذيل DataData valid ation براي اينكار پس از انتخاب سلول هايي كه مي خواهيم از خصوصيت را داشته باشد از دستور استفاده مي نماييم: 42 پس از انتخاب دستور فوق شكل زير را خواهيم داشت : را انتخاب نماييد. Whole number گزينه Allow و منوي Setting در تب 43 يكي از حالت هاي بزرگتر ، كوچكتر ، مابين ، مساوي يا ...) را انتخاب نماييد كه ما براي مثال فوق مي بايد حالت Data سپس از منوي را انتخاب نماييم در اين حالت بايد در باكس زيرين مينيمم عددي را كه كاربر مجاز است در سلولهاي انتخاب شده تايپ greater than كند را مشخص نماييم. مي توان حالت اخطار دهنده به كاربر هنگاميكه عددي غير مجاز را در سلول وارد نمايد را Style و گزينه Error Alert در تب به كاربر يك پيغام مي دهد و هيچوقت اجازه نمي دهد عدد غير مجاز را وارد سلول نماييد و حالت هاي Stop مشخص نماييم كه حالت يك پيغام به كاربر مي دهد ولي اجازه مي دهد عدد غير مجاز را وارد سلول نماييم. Information و Warning متني را كه بايد Error message براي پيغام خطايي كه بايد به كاربر داده شود يك تايتل تايپ مي كنيم و در قسمت Title در گزينه به كاربر پيغام دهد تايپ مي كنيم. متن "كاربر گرامي شما مجازيد فقط دانش آموز با Error message متن "خطاي ورود" و در قسمت Title در شكل زير ما در قسمت معدل بالاتر از 15 را ثبت نام نماييد" را تايپ كرده ايم (شكل زير) 1وارد شد پيغامي ماند شكل زير به كاربرداده خواهد شد. حال اگر در سلولهاي مورد نظر عددي كمتر از 5 1 را وارد نمايد) (در مثال فوق كاربر قص داشته در رديف 7 عدد 4 44 1 باشد. براي رفع اين مشكل نكته : در مثال فوق كاربر اعداد اعشاري نيز نمي تواند وارد نمايد هرچند كه آن عدد اعشاري بزرگتر از 5 انتخاب شود . Dicimal مي بايد گزينه Whole Number بجاي گزينه SettingAllow در قسمت براي پاك كردن تمامي حالت ها مي توان پس از انتخاب سلولهايي كه مي خواهيم از اين حالت خارج شوند از دستور استفاده نمود.(شكل زير) HomrConditional formattingClear rulesClear rules from Selected Cells 45 فرمول نويسي فرمولها در اكسل به ما كمك مي كنند كه بتوانيم بدون خطا از اطلاعاتي كه در جداول ثبت شده اند گزارشات متنوعي را تهيه نماييم كاربران برنامه نويسي كه از اكسل استفاده مي كنند قادر خواهند بود به راحتي فرمول نويس را انجام دهند ولي كاربراني كه به قوانين برنامه نويسي آشنايي كافي ندارند با مشكل مواجه مي شوند يعني اينكه نمي دانند در كجاي فرمول نياز به پرانتز ، كاما و يا ويرگول وجود دارد. به همين علت مي بايد از فرمول هاي پيش فرض اكسل كه تقريباً تمامي نياز هاي آنها را مرتفع مي سازد استفاده نمايند. جهت استفاده از فرمولها مي بايست پس از انتخاب سلولي كه مي خواهيم در آن فرمول مورد نظر درج شود كليد مساوي در صفحه كيبورد را فشار داده تا بتوانيم در آن سلول فرمول مورد نظر تايپ شده و يا از فرمولهاي پيش فرض اكسل استفاده نماييم. يك فرمول ظاهر مي شود كه در حقيقت اين آخرين فرمولي A هنگاميكه كليد مساوي صفحه كيبورد انتخاب مي شود در بالاي سلول 1 است كه در اكسل قبلاً از آن استفاده شده است در صورتيكه كليد آبشاري بغل آن را انتخاب نماييم مي توانيد 10 فرمول آخري كه مورد More استفاده قرار گرفته را مشاهده نماييم و در صورتيكه فرمول مورد نظر ما در اين 10 فرمول آخري نيز نبود با انتخاب گزينه مي توان به كليه فرمولهاي اكسل دسترسي پيدا نمود. Function … مي توان با زدن اولين كلمه از دستور مورد نظر به كليه Select a Function پس از انتخاب اين گزينه جدولي باز شده كه در قسمت دستوراتي كه با آن حرف باز مي شود دسترسي پيدا نمود. مي توان با توضيح مختصري از نوع فرمولي كه مي خواهيد از آن استفاده كنيد ، به Search For a Function: همچنين در قسمت كليه فرمولهايي كه با تضيح شما همخواني دارد دسترسي پيدا كنيد. اكسل داري فرمولهاي زيادي مي باشد كه هر كار بر بنابر نياز و تخصص خود مي تواند از آنها استفاده نمايد ولي ما در اين جزوه به آن دسته از فرمولهاي اشاره مي كنيم كه بيشترين كاربرد را داشته و با ياد گيري آنها مي توانيد بعنوان يك كاربر نيمه حرفه اي اكسل شناخته شويد. :IF دستور به ما اين امكان را مي دهد كه در سلول يا سلولهايي يك يا چند شرط بررسي شود و در صورتيكه آن شط يا شرط ها درست يا IF دستور غلط (بنا بر نظر شما) باشد ، در سلول يا سلولهايي ديگر عمليات محاسباتي مورد نظر(بنا بر نظر شما) انجام گيرد و يا متني درج شود. براي نشان دادن كاربرد ساده اين فرمول فرض كنيد جدول زير را داريم و مي خواهيم در ستون ملاحظات دانش آموزاني كه معدل آنها 20 است متن "دانش آموز ممتاز " درج شود 46 (A براي اينكار ابتدا اولين سلول از رديفي را كه مي خواهيم در آن فرمول مورد نظر درج شود انتخاب مي كنيم (سلول 4 را انتخاب مي كنيم. IF سپس مطابق با انتخاب روش فرمول نويسي (مطابق با توضيح در قسمت فرمول نويسي) فرمول پس از انتخاب اين فرمول جدولي با سه سطر براي ما باز مي شود. در سطر اول مي بايست شرطي نوشته شود و در سطر دوم مي بايست عملياتي كه اكسل پس از برقراري آن شرط انجام دهد نوشته شده و در قسمت سوم مي بايست عملياتي كه اكسل بايستي در صورتيكه آن شرط برقرار نشد انجام دهد نوشته شود. 2دانش آموز چك شود و در صورتيكه اين شرط برقرار شد اكسل در اين سلول براي مثال فوق مي بايد در سطر اول شرط معدل 0 "شاگرد ممتاز" و در غير اينصورت هيچ متني نوشته نشود. انجام اين عمليات به شرح ذيل انجام مي شود: رفته و سپس علامت مساوي صفحه كيبورد را انتخاب و عدد 20 را تايپ مي كنيم با انجام اينكار به اكسل B در سطر اول روي سلول 4 بررسي كن اگر درست بود آنگاه : B فرمان مي دهيم كه شرط معدل 20 را در سلول 4 در سطر دوم بين "" تايپ مي كنيم شاگرد ممتاز با اينكار به اكسل فرمان مي دهيم كه در صورتيكه معدل اين شاگرد 20 شد در اين سلول تايپ شود شاگرد ممتاز 47 در سطر سوم فقط "" مي گذاريم با اين كار به اكسل فرمان مي دهيم در صورتيكه شرط معدل 20 براي اين دانش آموز برقرار نگرديد ، هيچ متني را در اين سلول تايپ نكن (شكل زير) را انتخاب نموده و مشاهده مي كنيم كه در جدول ما مقابل هر دانش آموزي كه OK پس از تكيمل شدن دستورات ما در اين فرمول گزينه معدل آن 20 شده است شاگرد ممتاز نوشته مي شود. جالب اين است كه در صورتيكه معدل هر دانش آموزي را كه 20 وارد كنيم اين متن تايپ خواهد شد. مي توان عمليات محاسباتي را نيز به اكسل فرمان داد بعنوان مثال مي توان فرمان داد كه اگر شرطي برقرار شد حاصل IF در فرمول ضرب و يا ... سلوئل هاي مختلف را براي ما نشان دهد و يا اگر شرط فوق برقرار نشد يك محاسبات ديگري را براي ما انجام دهد. در اين مثال چون جدول ما از نوع جدول هاي پيش فرض اكسل بود ، تمامي فرمول نوشته شده در اولين سلول رديف جدول ، به سلولهاي زيرين آن انتقال پيدا خواهد كرد كه اين عمليات در اكسل 2003 امكان پذير نمي باشد و بايد فرمولها را در سلولهاي بعدي كپي نمود. قفل كردن سلولها قبل از اينكه بخواهيم به فرمولهاي ديگر اكسل اشاره كنيم مي خواهيم طريقه قفل نمودن سلولها را در اكسل توضيح دهيم . هنگامي سلول يا سلولهايي اكسل را قفل مي كنيم كه نمي خواهيم استفاده كنندگان از اين شيت قادر باشند در سلول يا سلولهايي دستكاري نمايند و يا حتي فرمولهاي انتخاب شده ما را مشاهده نمايند. براي اينكار نياز است ابتدا سلولهايي را كه مي خواهيم (بعد از انتخاب يك رمز) قفل شود و يا فرمولهاي آن ديده نشود انتخاب نماييم. 48 را انتخاب نماييم . پس انتخاب Format Cells… پس از انتخاب سلولهاي مورد نظر بايد روي يكي از آنها راست كليك كرده و گزينه را انتخاب مي كنيم . با انتخاب اين گزينه دو گزينه پيش رو خواهيم داشت.(شكل زير) Protection اين گزينه از تب هاي موجود تب سلولهاي مورد نظر انتخاب شده (پس از انتخاب كلمه رمز) قفل خواهند شد ولي فرمول موجود در آنها قابل مشاهده Locked گزينه فرمول ها در سلولها قابل مشاهده نخواهد بود. Hidden خواهد بود و با انتخاب گزينه شما مي توانيد براي تمايم سلولها مورد نظر از يك يا هر دو گزينه استفاده نماييد. حال نياز است يك رمز براي قفل شدن سلولهاي انتخاب شده و يا عدم نمايش فرمول آنها انخاب نمود. را انتخاب نماييد (شكل زير) Protect Sheet گزينه Review براي اينكار بايد از منوي 49 پس از انتخاب اين گزينه شكل زير را مشاهده خواهيد كرد: كه در اين حالت بايد يك رمز دلخواه انتخاب شود و پس از تكرار اين رمز سلول يا سلولهايي كه جهت قفل كردن و يا مخفي نمودن فرمولهاي آن انتخاب شده بودند قفل شده و يا ديگر فرمولهاي آن قابل مشاهده نخواهند بود. در اينصورت هر كاربري كه بخواهد در آن سلول دستكاري كند با يك پيغام مطابق شكل زير مواجه خواهد شد: 50 حال براي باز كردن سلولهاي از حالت قفل و يا مخفي بودن فرمولهاي بايد مارحل فوق را مجدداً تكرار نمود با اين تفاوت كه در اين حالت را خواهيد داشت و تايپ يكبار رمز كافي خواهد بود. در صورتيكه رمز Un Protect Sheet گزينه Protect Sheet بجاي گزينه صحيح باشد سلولهاي ما باز خواهند شد و در غير اينصورت با پيغامي مبني بر اشتباه بودن رمز مواجه خواهيد شد. فرمولهاي مورد استفاده : همانطور كه گفته شد اكسل داراي فرمولهاي زيادي است كه بنا بر تخصص و نياز هر كس مي توان از آنها استفاده نمود و ليكن ما به بعضي Sum – Sumif – Sumifs – Count – Count if – Count ifs از فرمولهايي كه بيشترين استفاده را دارد اشاره خواهيم كرد مانند Average – Max – Min – Left – Right - Vlookap :Sum -Average – Max – Min فرمولهاي از اين فرمول براي جمع كردن سلول يا سلول هاي مورد نظر استفاده مي شود. فرض كنيد جدول زير را داريم: مي خواهيم در سلولي كه با رنگ مشخصي نشان داده ايم جمع حقوق قابل دريافت را مشاهده نماييم. را انتخاب نماييم با انجام اين عمل جدولي براي ما باز Sum براي اينكار در سلول ذكر شده بايد علامت مساوي تايپ كرده و فرمول مي شود كه در رديف اول آن بايد ستون حقوق قابل دريافت را از رديف اول تا رديف دهم انتخاب نماييم.(شكل زير) 51 رديف هاي بعدي در اين جدول براي مواقعي است كه بخواهيم در سلول رنگي كه علامت مساوي را تايپ نموده ايم علاوه بر جمه حقوق قابل پرداخت ، سلولهاي ديگري نيز جمع شود كه همانند روش گفته شده مي توالن سلولهاي ديگر را انتخاب نمود. را انتخاب نماييم. حال مي توان جمع سلولهاي انتخاب شده را در OK پس از انتخاب تمامي سلولهاي مورد نظر جهت محاسبه ، بايد كليد اين سلول مشاهده نماييم. مي باشد با اين تفاوت كه اين فرمولها به ترتيب براي كمترين ، Sum عيناً مشابه دستور Average – Max – Min دستور فرمولهاي بيشترين و متوسط سلولهاي انتخاب شده استفاده مي شود. Left – Right فرمولهاي از اين فرمولها هنگامی استفاده می شود که بخواهيم تعداد کارکتر مشخص از يک سلول در يک سلول ديگر نمايش داده شود. کاربرد اين فرمول ها را با ذکر يک مثال نمايش می دهيم. كه محمد عباسي نوشته است را G فرض كنيد در همان مثال قبلي مي خواهيم در سلول رنگي تعداد 3 كاركتر سمت راست از سلول 5 را انتخاب مي كنيم. پس از انتخاب اين فرمول جدولي مانند شكل زير باز خواهد شد : Left نمايش دهيم براي اينكار فرمول 52 در رديف اول از اين جدول بايد سلولي را كه مي خواهيم تعدادي از كاركتر آن در سلول رنگي نمايش داده شود انتخاب كنيم. مثلاً در كه محمد عباسي نوشته است انتخاب مي كنيم. G مثال همان سلول 5 در رديف دوم اين جدول بايد تعداد كاركتري (از سمت راست) از اين سلول كه مي خو.اهيم در سلول رنگي نمايش داده شود را انتخاب نماييم مثلاً در اين مثال عدد 3 را تايپ مي كنيم. با انجام اين عمليات در سلول رنگي كلمه "محم" را مشاهده خواهيم كرد به عبارتي اين فرمول 3 كاركتر از سمت راست سلول انتخاب شده را نمايش داد.(شكل زير) 53 مي باشد با اين تفاوت كه با انتخاب اين فرمول مي توانيم تعداد كاركتر سمت چپ يك سلول Left دقيقاً مشابه با فرمول Right فرمول را در سلول ديگر مشاهده نماييم. :Sum if فرمولهاي از اين فرمول براي مواقعي استفاده مي شود كه بخواهيم اكسل در يك سلولي يك مورد خاصي را پيدا كند و اعدادي كه به اين مورد خاص اختصاص دارد را جمع كند. براي نمونه در مثال قبلي مي خواهيم تمامي حقوق قابل دريافت محمد عباسي را در سلول رنگي مشاهده كنيم. را انتخاب مي كنيم . پس از انتخاب اين فرمول يك جدول را با سه رديف مشاهده مي كنيم كه در رديف اول Sum if براي اينكار فرمول بايد رديفي را كه مي خواهيم اكسل در آن رديف جستجو را انجام دهد انتخاب نماييم كه در اين مثال رديف نام و نام خانوادگي از محمد عباسي تا احمد مومني را انتخاب مي كنيم. در رديف دوم بايد موردي كه بايد اكسل در اين رديف انتخاب شده جستجو كند را مشخص كنيم كه در اين مثال ما متن "محمد عباسي" را در اين رديف تايپ مي كنيم. در رديف سوم بايد ستوني را كه مي خواهيم اكسل آن را جمع كند انتخاب مي كنيم كه در اين مثال ستون حقوق قابل پرداخت از رديف اول تا دهم را انتخاب مي كنيم.(شكل زير) 54 با انجام اين عمليات شما در سلول رنگي مي توانيد جمع حقوق قابل دريافت محمد عباسي را مشاهده نماييد. :Sum ifs فرمولهاي اين فرمول در اکسل 2007 وجود دارد و اکسل 2003 قابليت اين امکان را ندارد. از اين فرمول هنگامي استفاده مي شود كه بخواهيم اكسل در بيش از يك ستون جستجو انجام دهد و در صورتيكه اين ستونها برابر با بوده ولي با اين تفاوت كه بجاي جستجو در Sum if موارد مورد نظر ما باشد يك ستون مورد نظر را جمع كند. در حقيقت همانند فرمول يك ستون ، مي توان در ستونهاي مختلفي جستجو انجام شده و در صورتيكه در تمامي ستونها شرط مورد نظر ما برقرار شد ، اكسل جمع يك ستون مشخص شده را به ما بدهد . بعنوان نمونه در مثال فوق مي خواهيم در سلول رنگي جمع حقوق قابل دريافت محمد عباسي كه اتوبوس دارند را نمايش دهيم. استفاده مي كنيم . پس از استفاده از اين فرمول يك جدول با دو رديف مشاهده خواهيم كرد كه در رديف Sum ifs براي اينكار از فرمول اول بايد ستوني كه مي خواهيم جمع آن نمايش داده شود انتخاب كنيم كه در اين مثال ستون حقوق قابل دريافت از اولين رديف تا دهمين رديف انتخاب مي شود. به محض اينكه در رديف دوم قرار گيريم ، يك رديف ديگر باز خواهد شد. در رديف دوم بايد ستوني را كه مي خواهيم در آن جستجويي&


:: موضوعات مرتبط: , ,
:: برچسب‌ها: (جزوه یادگیری اکسل) ,